Die Corona-Überbrückungshilfen haben die Arbeitsbelastung in vielen Steuerkanzleien erheblich erhöht. Manchmal führt dies – oder auch andere Gründe wie Honorarstreitigkeiten oder Kommunikationsprobleme – zur Beendigung des Mandatsverhältnisses. Doch gerade bei Überbrückungshilfen in der Schlussabrechnungsphase ist eine Mandatsniederlegung mit besonderen Risiken verbunden. Während die reguläre steuerliche Beratung klare Regeln für die Beendigung kennt, gelten für die Corona-Hilfen Sonderregelungen.
Besondere Haftungsrisiken bei Überbrückungshilfen
Bei den Corona-Hilfen sind Sie als Steuerberater in einer besonderen Rolle. Anders als bei typischen Steuerberatungsleistungen fungieren Sie hier als „prüfender Dritter“ mit einer Filterfunktion zwischen Mandant und Staat. Sie haben gegenüber der Bewilligungsstelle eine direkte Verantwortung für die Plausibilität und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen.
Vor allem aber sind Sie auch der Bevollmächtigte des Mandanten gegenüber den Bewilligungsstellen. Diese betrachten Sie daher als empfangsbevollmächtigt, bis Sie etwas anderes erklären. Das übersehen viele Steuerberater. Es bedeutet: Die Mandatsniederlegung nur gegenüber dem Mandanten führt nicht dazu, dass ihre Außen-Bevollmächtigung gegenüber der Bewilligungsstelle endet – so zumindest die Praxis der Bewilligungsstellen.
Vieles ist hier streitig, aber grundsätzlich ist die Ansicht der Bewilligungsstellen: Sie gelten solange als empfangsbevollmächtigt für Nachfragen und Bescheide, bis Sie die Mandatsniederlegung erklären und erklären, dass Ihre Empfangsvollmacht beendet ist.
Rechtzeitige Mandatsniederlegung kommunizieren
Der erste Fallstrick liegt daher bereits in der Kommunikation der Mandatsniederlegung. Beenden Sie ein Überbrückungshilfe-Mandat, müssen Sie dies nicht nur dem Mandanten, sondern zwingend auch der zuständigen Bewilligungsbehörde mitteilen.
Wir empfehlen hier dringend die Kommunikation mit Briefen per Einschreiben an beide zu übersenden. Versäumen Sie dies, können Sie trotz Mandatsniederlegung für nachfolgende Fehler haftbar gemacht werden, da die Behörde Sie weiterhin als prüfenden Dritten führt. Sie erhalten damit weiter Nachfragen für den Mandanten, über die Sie informieren müssen (mit Zugangsnachweis!). Ferner erhalten Sie auch Bescheide, die Rechtsbehelfsfristen in Ganz setzen können. Informieren Sie daher nicht, kann der (ehemalige) Mandant Sie gegebenenfalls in Anspruch nehmen. Solche Fälle kommen in der Praxis derzeit häufiger vor.
Beachten Sie dabei auch die Fristen: Eine Mandatsniederlegung muss zur Unzeit vermieden werden. Dies gilt insbesondere, wenn wichtige Erklärungsfristen kurz bevorstehen oder Nachweise für Schlussabrechnungen eingereicht werden müssen. Gerichte werten eine Mandatsniederlegung kurz vor einer entscheidenden Frist regelmäßig als „zur Unzeit“ und damit als pflichtwidrig.
Das bedeutet nicht per se, dass Sie nie niederlegen dürfen im Schlussabrechnungsverfahren. Sie müssen jedoch die Interessen des Mandanten mit den eigenen abwägen. Eine Mandatsniederlegung bei laufenden Nachfragen mit kurzen Fristen kann daher schwierig werden – hier müssten Sie gegebenenfalls noch für eine Fristverlängerung sorgen.
Übergabepflichten sorgfältig erfüllen
Ein weiterer Fallstrick betrifft die Übergabe der Mandatsunterlagen. Bei Überbrückungshilfen sind die Dokumentationspflichten besonders umfangreich. Sie müssen sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen – von Antragsformularen bis zu den Nachweisen für Umsatzeinbrüche – vollständig und geordnet übergeben werden.
Die Rechtsprechung hat in anderen Fällen strenge Maßstäbe entwickelt, die auch hier greifen könnten: Fehlen dem Nachfolger wichtige Dokumente oder sind diese unzureichend aufbereitet, können Sie für daraus entstehende Schäden haften. Erstellen Sie daher ein detailliertes Übergabeprotokoll, das alle übergebenen Dokumente auflistet und vom Mandanten oder dem Nachfolger gegengezeichnet wird.
Niederlegung bleibt möglich
Kann ich nun niederlegen, wenn das Schlussabrechnungsverfahren noch läuft? Grundsätzlich ja, wobei es natürlich immer auf den Einzelfall und die Vereinbarungen mit dem Mandanten ankommt, um genau abzuwägen, ob sich gegebenenfalls Haftungsgefahren ergeben. Sie sind aber weder „Sklave“ des Mandanten noch des Staates, sondern freier Berufsträger. Sie müssen beispielsweise nicht umsonst arbeiten und sich nicht beleidigen lassen.
Erst recht gilt: Sie müssen und dürfen nicht an einem Subventionsbetrug mitwirken. Wir sehen häufiger, wie Steuerberater von Mandanten unter Druck gesetzt werden, die den Bewilligungsstellen subventionserhebliche Tatsachen verschweigen oder sogar lügen wollen, um die Hilfen zu behalten. Es ist selbstverständlich: Machen Sie das nicht! Sie werden sonst Täter oder Teilnehmer einer Subventionsbetrugs.
Derartige Aufforderungen können eine Grundlage sein, das Mandat sofort zu beenden. Hier müssen Sie klare Verhältnisse schaffen: Legen Sie das Mandat gegenüber dem Mandanten wie auch der Bewilligungsstelle nieder und informieren Sie sowohl den Mandanten als auch die Bewilligungsbehörde darüber, welche Anträge noch in Bearbeitung sind und welche Fristen anstehen. Oftmals ist es angezeigt, den Mandanten erst auf die drohende Mandatsniederlegung mit Angaben von Gründen schriftlich (mit Zugangsnachweis) hinzuweisen und eine Frist zu setzen, in der er bestimmte Handlungen vornehmen oder unterlassen muss. Kommt er dem nicht nach, sollte die Niederlegung folgen.
In dem Schreiben sollten dabei die Folgen der Mandatsniederlegung für den Mandanten klargestellt werden, denn dieser kann sich im Schlussabrechnungsverfahren nicht selbst vertreten: Er ist zwingend auf die Mitwirkung eines prüfenden Dritten angewiesen und braucht daher dann einen neuen prüfenden Dritten.
Beachten Sie dabei: Als prüfender Dritter bleiben Sie für bereits eingereichte Angaben verantwortlich, auch wenn das Mandat später niedergelegt wird. Haben Sie bereits Angaben attestiert, die sich später als falsch herausstellen, kann eine nachträgliche Mandatsniederlegung Sie nicht von der Haftung befreien. In Zweifelsfällen sollten Sie daher bereits attestierte Angaben nochmals prüfen und gegebenenfalls korrigieren, bevor Sie das Mandat niederlegen.
Berufsrechtliche Besonderheiten beachten
Als Steuerberater unterliegen Sie berufsrechtlichen Vorgaben, die auch bei der Mandatsniederlegung zu beachten sind. § 12 BOStB verpflichtet Sie, die Interessen Ihrer Mandanten zu wahren. Eine Mandatsniederlegung darf nicht dazu führen, dass dem Mandanten Nachteile entstehen.
Bei Überbrückungshilfen bedeutet dies: Selbst wenn Sie das Mandat niederlegen, müssen Sie dem Mandanten ausreichend Zeit geben, einen neuen Berater zu finden. Zudem müssen Sie den Mandanten auf mögliche negative Folgen hinweisen, die durch die Mandatsniederlegung entstehen können – etwa den Verlust von Fördergeldern durch verpasste Fristen.
Dokumentation als Absicherung
Der wichtigste Schutz gegen Haftungsrisiken ist eine lückenlose Dokumentation. Bei Überbrückungshilfen ist dies besonders relevant, da hier sowohl gegenüber dem Mandanten als auch gegenüber staatlichen Stellen Verantwortung besteht.
Dokumentieren Sie sämtliche Schritte der Mandatsniederlegung: von der ersten Ankündigung über die Information der Behörden bis zur Übergabe der Unterlagen. Bewahren Sie Kopien aller relevanten Dokumente auf, idealerweise mit Empfangsbestätigungen. Sichern Sie Zugangsnachweise (beispielsweise keine Mandatsniederlegung per einfacher E-Mail).
Diese Dokumentation dient nicht nur als Nachweis im Streitfall, sondern hilft auch dabei, den Überblick zu behalten und keine wichtigen Schritte zu vergessen. Gerade bei einer größeren Anzahl von Überbrückungshilfe-Mandaten kann dies entscheidend sein.
Fazit: Sorgfältige Planung schützt vor Haftungsrisiken
Die Mandatsniederlegung bei Überbrückungshilfen birgt zahlreiche Fallstricke. Als Steuerberater sollten Sie diese Situation daher besonders sorgfältig planen und umsetzen. Kommunizieren Sie frühzeitig mit allen Beteiligten, dokumentieren Sie jeden Schritt und stellen Sie sicher, dass keine Fristen versäumt werden.
Mit der richtigen Vorbereitung können Sie Haftungsrisiken minimieren und sowohl Ihre eigenen Interessen als auch die Ihres Mandanten wahren. Denken Sie immer daran: Bei Überbrückungshilfen tragen Sie eine doppelte Verantwortung – gegenüber dem Mandanten und gegenüber dem Staat. Diese besondere Rolle erfordert bei der Mandatsniederlegung besondere Sorgfalt.
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